ALV NVHPV

aangemaakt op 06 januari 2016 17:21 door PRO , bijgewerkt op 11 maart 2016 21:52 door ligfries

Anders, Scouting Hoevelaken, zaterdag 12 maart 2016.

Jaarvergadering NVHPV en NVHPV toerligfietsvereniging. We zijn te gast bij Scouting Hiawatha Hoevelaken. Veenwal 1b, 3871 KE Hoevelaken Inschrijving is niet verplicht, wel gewenst. Voor deelname aan de maaltijd en/of overnachting is inschrijving wel verplicht. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

Voorlopige Agenda

We zijn blij met twee kandidaten voor het bestuur maar zijn nog dringend op zoek naar een kandidaat secretaris. Ook andere versterking van het bestuur is welkom.

De voorlopige notulen ALV 2015 zijn hier te vinden. In verband met privacy eerst naar deze pagina gaan en dan op de juiste notulen klikken (onderaan). Je moet op ligfiets.net ingelogd zijn.

Wegens privé-omstandigheden zal de voorzitter, Kees van Malssen, het begin van de vergadering missen.

De aftredende penningmeester heeft er voor gekozen om niet op de ALV aanwezig te zijn.

De te verkiezen nieuwe bestuursleden zijn in Indonesie (Maarten) en ziek (Jan).

14:00 zaal open
- - - en koffie
14:30 Opening
- - - Agenda ALV 2016
- - - Notulen ALV 2015
- - - Wijziging huishoudelijk reglement m.b.t. Ligfiets&
- - - Ingebracht agendapunt: onze vrijwilligers
- - - Prijsuitreiking zomercompetitie 2015
- - - Pauze
- - - Verslag en verantwoording Cycle Vision 2015
- - - Jaarverslag vereniging algemeen
- - - Kascommissie 2013, 2014 en 2015
kijk naar de balans en begroting 2016
kijk naar de administratieve samenvatting
- - - Verkiezing nieuw bestuur
- - - Rondvraag
- - - Sluiting

15:45 Thee + commissie presentaties
Tijdens de thee presenteren de commissies en het bestuur hun jaarverslag en hun plannen voor 2016-2017. Dit kan door middel van een poster of een korte presentatie. Er kan dan meteen informeel over gesproken worden. Hierbij worden ook vacatures binnen de commissies bekendgemaakt.

Mensen die vragen/opmerkingen hebben die in de algemene vergadering besproken moeten worden, leveren deze vragen uiterlijk 16:15 in bij de voorzitter, liefst schriftelijk.
Tijdens de theepauze kunnen ook vragen voor de rondvraag bij de voorzitter ingeleverd worden, bij voorkeur schriftelijk.

16:15 Hervatting algemene vergadering
ingeleverde vragen worden besproken en vervolgens worden de verslagen en plannen van de commissies vastgesteld.

----- Verkiezing nieuw bestuur

[i] Niet aftredend: Voorzitter Kees van Malssen en bestuurslid Marjolein van Dillen
[i] Aftredend en niet herkiesbaar: Secretaris Peter Robbemond, Penningmeester Robert Lammerts en bestuurslid Herbert Niessen.
[i] Verkiesbaar als penningmeester: Maarten Heckman
[i] Verkiesbaar als algemeen bestuurslid: Jan van Hensbergen
[i] gezocht kandidaat secretaris
[i] gezocht algemeen bestuurslid

----- Wijziging huishoudelijk reglement artikel 2c
** oude tekst: Ligfiets& wordt toegezonden aan alle leden, behalve tientjesleden, en verschijnt zes maal per jaar
** voorstel nieuwe tekst: Ligfiets& wordt toegezonden aan alle leden, behalve tientjesleden, en verschijnt bij voorkeur zes maal per jaar. In geval hiervoor onvoldoende mogelijkheden zijn, kan het bestuur besluiten het aantal uitgaven te verminderen, maar niet lager dan twee per jaar.
----- Voorstel begroting 2016
----- Aanstelling nieuwe kascommissie

18:15 Rondvraag
18:45 UITERLIJK sluiting vergadering.
Aansluitend is er de ALV van de NVHPV toerligfietsvereniging.

19:00 Gezamenlijke warme maaltijd voor wie wil (inschrijven verplicht)
20:00 - ??
Gezellig en onderhoudend avondprogramma

Wie heeft een mooi voorstel voor het avondprogramma? Anders wordt het gewoon gezellig samenzijn, bijpraten en grote verhalen ophangen.

Overnachting voor wie wil (inschrijven verplicht).
Voor de overnachting is een ruimte in het gebouw beschikbaar. Zelf (lucht)bed en slaapzak etc meenemen.

Zondag 13 maart
Ontbijt
Opruimen
10:00 Vertrek naar huis.

Verslag kascommissie 2013
Verslag kascontrole NVHPV 2013

Plaats/tijd: donderdag 26-11-2015 te Gouda
Aanwezig: Robert Lammers (penningmeester), Kees van Malssen (voorzitter) en Ymte Sijbrandij/Mark-Jan Bastian (kascontrolecommissie)

Verslag

op 26-11-2015 zijn wij in gelegenheid gesteld de jaarstukken van de NVHPV over 2013 te beoordelen. Deze stukken zijn op de ALV van 2014 al gepresenteerd maar de kascommissie is toen vooraf onvoldoende in de gelegenheid gesteld om deze te controleren.

De administratie is bij het aantreden van de nieuwe penningmeester overgezet in het boekhoudprogramma "Twinfield". De gegevens worden hierbij opgeslagen in de cloud en de boekhouding is hierdoor gemakkelijk overdraagbaar. Werken met het programma vraagt wel specifieke kennis van computerboekhouden. Voordeel is dat ook anderen op afstand toegang kunnen krijgen zodat deeltaken eventueel gemakkelijk uitbesteed kunnen worden. De ledenadministratie is direct gekoppeld. Zolang deze up to
date is kunnen "met een druk op de knop" verzendlijsten voor het blad gemaakt worden en kunnen de contributienota's verstuurd worden.

We hebben de onderliggende stukken gezien van de jaarrekening zoals deze gepubliceerd is op de jaarvergadering in 2014. De beginbalans sluit aan bij 2012. De eindbalans roept verder geen vragen op al kun je stellen met de kennis van nu dat ca.. euro 2000 aan debiteuren voor advertenties in Ligfiets& van 2012 en 2013 niet geïnd gaat worden. Het innen van achterstallige contributies is door de secretaris goed ter hand genomen
en per 31-12-2013 staan er geen dubieuze debiteuren meer op de balans.
De contributieopbrengst is in overeenstemming met het aantal leden, dit is ook gewaarborgd door de automatische koppeling van ledenlijst en het verzenden van de contributienota's. De oplage van het blad is wel groter dan het aantal leden op de lijst maar er worden ook bladen gebruikt als reserve of voor promotie.

Wat opviel was dat in de pdf die wij kregen van de boekhouding de
eindejaarsboekingen nog niet "definitief" gemaakt waren.

De overstap naar een echt boekhoudpakket met debiteuren/crediteuren administratie kan door de koppeling met de ledenlijst en het automatisch inlezen en boeken van bankmutaties zeer veel werk besparen bij het innen en verwerken van de contributies. Hulde voor het nemen van deze stap.

Helaas hebben we ook moeten constateren dat de voordelen hiervan nog helemaal tot uiting komen in de praktijk:
-Ondanks de cloudopslag kond de boekhouding niet online aan ons getoond worden. Wij hadden ons verheugd op een demonstratie.
-We hadden van diverse leden gehoord dat er geen contributie over 2015 zou zijn geiind. Alhoewel dit buiten de controleopdracht ligt bleek bij navraag aan de penningmeester dat de contributienota's van 2015(!) nog niet verstuurd waren op 26 november 2015. Over 2014 hebben wij niet gesproken. Ook waren nog geen advertenties (Ligfiets&) over 2015 gefactureerd. Het niet tijdig innen van contributie is zeer zorgwekkend en niet alleen de verantwoordelijkheid van de penningmeester, het hele
bestuur zal zich hiervoor moeten verantwoorden.

We zullen ons verder onthouden van adviezen omdat 2013 in het verleden ligt en veel zaken eventueel achterhaald zijn. Dit is dan meer een taak van de commissies van 2014 en vooral 2015. Het bestuur moet er prioriteit aan geven de jaarcijfers 2015 goedgekeurd en wel bij de jaarvergadering in het voorjaar van 2016 te presenteren.

Groeten, Ymte en Mark-Jan

Verslag kascommissie 2014
Op 31 januari 2016 hebben we eindelijk de kascontrole over 2014 kunnen doen. Diverse malen was een concrete afspraak vlak voor de tijd afgezegd. Dat deed het ergste vrezen, maar gelukkig liep de uiteindelijke kascontrole goed.

We hebben geen administratieve fouten kunnen ontdekken. Robert gaf vlot antwoord op al onze vragen en twijfels. Het programma Twinfield geeft prima rapporten en zover we konden zien was alles bijgewerkt en controleerbaar.

Wat niet betekent dat alles goed is.
Een grote miskleun is het niet innen van de contributie. De aangevoerde reden was dat het programma van de ledenadministratie niet gelinkt kon worden met het thans gebruikte boekhoudprogramma Twinfield.
(In januari 2016 is wel contributie geheven voor 2014 en 2015).

Het gevolg van het niet innen van de contributie is dat de kas van de vereniging in 2014 gedaald is met ongeveer € 36.000.
Eind 2014 stond er zodoende € 34.000 op de rekening.
In de loop van 2015 en 2016 wordt dit verlies weer deels goedgemaakt door betalingen van contributie 2014/2015.

Resumerend kunnen we stellen dat de kascontrole geen administratieve fouten aan het licht heeft gebracht en dat de penningmeester over het boekjaar 2014 decharge verleend kan worden.

Kascommissie 2014,
Guus Vinkesteijn,
Gerard Arends.

Kascontrole 2015
Helaas heeft de penningmeester geen jaarcijfers opgesteld en de gemaakte afspraak voor kascontrole (27 februari 2016) afgezegd zonder een nieuwe afspraak te maken. De jaarstukken die worden gepresenteerd zijn dus niet gecontroleerd of definitief.

Meer info bij Kees van Malssen

Grotere kaart weergeven

Deelname aan alle activiteiten van de NVHPV geschiedt op eigen risico.

Inschrijven

Om je in te schrijven dien je ingelogd te zijn.

Verslagen (3)